Seja qual for o tamanho da sua empresa, uma hora ou outra você
vai precisar produzir um evento. A tarefa não é difícil, porém não é por
causa disso que deva ser mal planejada e executada. Um evento
corporativo pode se tornar um grande aliado ou um tiro no pé. Se bem
organizada, esta estratégia de marketing direcionada pode trazer
benefícios como reconhecimento positivo da marca e melhor relacionamento
com o público. Ao contrário, poderá gerar uma antipatia e anos de
trabalho para reverter a situação.
Separamos 6 dicas importantes que vão direcioná-lo na produção de um
evento corporativo, principalmente se você não é nenhum especialista no
assunto.
1. Defina sua estratégia – O briefing
Há eventos e eventos. Para planejar como será o da sua empresa, você
precisa antes de tudo definir sua estratégia. Qual o público deseja
alcançar? Se os convidados forem externos (clientes ou fornecedores),
você precisa focar em estreitar o relacionamento e desta forma
apresentar o máximo de informações possíveis sobre a empresa. Já no caso
do evento ser direcionado ao público interno, você precisa focar na
motivação, momentos de aprendizado e de descontração para gerar um clima
interno favorável ao seu negócio. Lembre-se: funcionários motivados é
um dos segredos para o sucesso. Com um evento bacana eles se sentirão
prestigiados e importantes para a empresa.
Faça um resumo de informações, identificando elementos essenciais
para organização da ação. Isto se chama Briefing. Se posicionar de forma
clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação. Pense em: Objetivos
gerais e específicos; Tema central do evento; Tempo de antecipação para
realização; Duração; Quantidade de convidados; Recursos físicos e
humanos a envolver; Espaço onde irá decorrer; Custos associados;
Comercialização e divulgação do evento (forma de convite e meios de
comunicação a serem usados).
2. Planeje com antecedência
Após delimitar seu briefing, chegou a hora de planejar. Tente iniciar
esta tarefa o mais cedo possível, estabelecendo prioridades e
respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), se
existirem. Entre as tarefas a serem desempenhadas durante o
planejamento, estão:
- Fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
- Escolher com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o
seu evento for exigir serviços de decoração, alimentação, brindes, etc;
- Em caso de empresas de grande porte, verifique quais departamentos
da organização serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos
definidos (documente o processo, nem que seja via e-mail);
- Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos
necessários, entre outros). Até aí você já terá que ter feito um
levantamento de todas as suas necessidades (converse com os
interlocutores): microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela,
impressora, etc;
- Definir o conteúdo programático do seu evento, interlocutores e
participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público que
deseja atingir;
- Verifique se não há incompatibilidade entre datas;
- Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners,
folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações,
entre outros;
- Pense na divulgação: necessidade de criação de um hotsite,
mobilização via redes sociais, comunicados internos, entre outros.
Procure um especialista e leia também nosso artigo sobre divulgação;
- Preocupe-se com os participantes que virão de outra cidade, e
ajude-os com hospedagem e locomoção, nem que seja disponibilizando
informações claras;
- Defina o tipo de alimentação adequado para o local e a temperatura.
Não se esqueça de providenciar água e café para os convidados durante
todo o evento.
3. Escolha o melhor
Se você conseguiu uma verba bacana para produzir o evento da sua
empresa, não há porque economizar na hora das contratações. Escolha
sempre o melhor e se o melhor for o mais caro, avalie se vai valer a
pena. Como exemplo, podemos citar empresas de alimentação ou montagem do
espaço. Uma economia qualquer nestas contratações pode prejudicar
seriamente a qualidade do seu evento. Imagine só os convidados chegando,
e seu fornecedor (por trabalhar com equipe reduzida) ainda montando a
estrutura. Erro gravíssimo!
Outra dica muito importante é solicitar referências para cada
contratada. Conheça o portfólio do fornecedor, sua cartela de clientes
e, se possível, converse com alguém que já tenha trabalhado com o
serviço oferecido. Escolher um parceiro “às escuras” é muito arriscado.
Estabeleça critérios para a contratação, como, responsabilidade,
pontualidade, posicionamento no mercado, criatividade, práticas de
trabalho e flexibilidade na negociação de custos.
Além de escolher os melhores fornecedores – aqueles confiáveis e com
referência no mercado, se preocupe também em reservar um espaço
agradável e de fácil localização. Acredite! Atrasar o seu evento porque
os convidados não encontraram o local será constrangedor.
4. Valorize o seu tempo
Recorrer à ajuda de especialistas para ajudar na produção do evento
não é sinônimo de fracasso. Você sozinho não dará conta de tudo.
Valorize o seu tempo e terceirize tarefas operacionais que certamente
irão desviar sua atenção do gerenciamento da ação. Terceirizando
serviços você minimiza riscos, agrega criatividade e ideias novas à sua
ação e ganha eficiência. O sucesso? Continua sendo seu que fez boas
escolhas e soube ser um líder eficiente.
Alguns exemplos de servições que geralmente são terceirizados no
mercado de eventos: Serviços de segurança, profissionais de fotografia,
imprensa e marketing, serviços de transporte, som e iluminação, e muito
mais.
5. Valorize o feedback
Para evitar cometer erros em futuros eventos, ouça os seus convidados
e identifique seus principais pontos positivos e negativos. Ao final do
seu evento, faça uma pesquisa entre os participantes para saber o que
eles acharam da sua ação. Procure levantar também os pontos de melhorias
e as sugestões que eles têm a fazer.
Com esta pesquisa em mãos, emita um relatório considerando todos os
indicadores. Isto o permitirá avaliar se conseguiu atingir seus
objetivos específicos e, sobretudo, te dará uma visão sobre o trabalho
desempenhado por cada departamento e fornecedor.
Mãos à obra e muito sucesso!
fonte: http://www.produzindoeventos.com.br
por
Amanda Navarro jornalista com
especialização em Marketing e Gestão da Informação. Já atuou como
assessora de comunicação interna, gerente de projetos e Social Media.
Atualmente é Assessora de Comunicação e Marketing do Sistema Batista
Mineiro de Educação e cursa Direito na PUC Minas.
*faça seus comentários como elogios, criticas, sugestões de serviços, curiosidades e pedidos de informações no próprio blog ou pelo e-mail: adicadogarcom@gmail.com